1. 基本方針

• 取得・利用・保存・開示・廃棄の各段階で、必要最小限の取り扱いを徹底します。
• 候補先や専門家への情報開示は、目的、範囲、秘密保持、開示順序を確認して行います。
• 社名・詳細資料の開示前に、匿名概要、秘密保持確認、資料範囲を段階的に整理します。
• 法令、契約、個人情報保護方針、利益相反管理方針、中小M&Aガイドラインの趣旨を踏まえて運用します。

2. アクセス管理

相談情報、候補先情報、契約情報、面談記録へのアクセスは、担当者および業務上必要な関係者に限定します。資料共有時は、宛先、権限、共有期限、添付ファイル、ダウンロード可否を確認します。

3. メール・フォーム・資料送付

問い合わせフォームでは、相談初期に必要な範囲の情報のみ入力してください。決算書、契約書、従業員名簿、取引先名簿、マイナンバー、健康情報等は、担当者から案内があるまで送信しないでください。

重要資料をメールまたはクラウドで送付する場合は、宛先確認、パスワード・アクセス権限、送付資料の範囲、誤送信時の連絡手順を確認します。

4. 候補先への開示管理

譲渡企業様の秘密保持を守るため、初期段階では匿名概要を中心に取り扱い、詳細資料は秘密保持確認後に必要な範囲で開示します。譲受企業の社名・担当者名・連絡先も、必要な段階まで開示を限定します。

5. 委託先・外部サービス

サーバー、メール、フォーム、セキュリティ、資料管理、専門家確認等で外部サービスまたは委託先を利用する場合は、利用目的、取り扱い情報、アクセス権限、秘密保持、再委託の有無、削除方法を確認します。

6. インシデント対応

情報漏えい、誤送信、不正アクセス、資料紛失等が疑われる場合は、速やかに事実関係、影響範囲、原因、再発防止策を確認し、必要に応じて関係者への連絡、個人情報保護委員会への報告、本人通知等を行います。

7. 継続的改善

サイト、フォーム、メール、資料管理、アクセス権限、ログ確認、関係者教育を定期的に見直し、実務に合わせて改善します。